« آموزش افراد برای نیل به عملکرد بهتر »

آموزش افراد برای نیل به عملکرد بهتر
این چک لیست به تشریح فرآیندهایی می ‌پردازد که در مدیریت به عنوان روش هایی برای توسعه‌ مهارت‌ ها، افزایش توان بالقوه‌ افراد و عملکرد آنها كاربرد دارند.

تعریف
آموزش افراد، زمانی کارآمد و اثربخش است که در قالب فرآیندهای آموزشی و فعالیت‌ های یادگیری صورت گیرد و افراد یا یادگیرندگان بتوانند به بهترین شکل ممکن به ارتباطی متمرکز با همکاران با تجربه و ارشد خود دست یابند.
آموزش ارتباطات رو در رو، هم یک سبک است و هم یک شیوه‌ مدیریتی که در آن مدیر به افرادش اختیار می ‌دهد و به آنها کمک می‌ کند تا مهارت ‌های خویش را از طریق مجموعه ‌ای از فعالیت‌ های برنامه ‌ریزی شده‌ کاری توسعه دهند. در آموزش افراد، مدیر با یک فرد یادگیرنده همکاری می كند تا ببیند او چگونه و در چه حوزه‌ هایی می ‌تواند مهارت ‌هایش را توسعه دهد و از این مهارت ‌ها در شغل فعلی یا آتی خود استفاده كند. مدیر به افرادش کمک می ‌کند تا به اهداف حرفه ‌ای دست یابند.
در جلسات آموزش افراد، مدیر به طور مستقیم با یادگیرنده همکاری می‌ کند، به او اجازه‌ تست کردن می ‌دهد و از یافته ‌های او برای نیل به موفقیت بیشتر حمایت می‌ کند. نتیجه آموزش اثربخش بکارگیری افرادی است که دارای مهارت‌ ها و تجربیات مناسب در اداره‌ چنین جلساتی هستند. مدیر، هماهنگی چنین جلساتی را بر عهده دارد.
این روش تا حدی یک نوع مشاوره است اما آموزش افراد، نیازمند شیوه‌ های متفاوتی است. آموزش افراد درزمینه انجام وظایف خاص و دستیابی به مهارت ‌های ویژه یا تکنیک‌ های مشخص اهمیت بسزایی دارد. در همین حال مشاوره بیشتر نیز به رشد بلند مدت یا پیشرفت در سلسله مراتب سازمانی كمك می كند.
همچنین در آموزش افراد، از مهارت‌ های ارزشیابی نیز كه با اهدافی سازنده‌ تر منطبق هستند استفاده می شود. ارزشیابی به معنای مشاهده‌ بیطرفانه و هدفمند موفقیت ‌ها و شکست‌ ها است در حالی که هدف از آموزش افراد دستیابی به رابطه ‌ای است که به کمک آن آموزش‌دهنده می ‌تواند راه‌کارها و نکات مهم را به اطلاع یادگیرندگان برساند.

مزایا
وقتی آموزش افراد به درستی صورت پذیرد، آنگاه این نوع آموزش:
• رویکردی مقرون به صرفه برای توسعه‌ سازمان است که همه‌ کارکنان آن را فرا خواهد گرفت؛
• مهارت ‌های کارکنان موجود را بدون نیاز به استخدام افراد اضافی توسعه می ‌دهد؛
• حس پیشرفت و ارزشمندی را در افراد ایجاد می كند؛
• پیامی مثبت را در مورد ارزشی که سازمان برای کارکنان قایل است، به آنان می دهد؛
• در کارمندان انگیزه ایجاد می‌ كند؛ چرخش کارکنان و نیز هزینه ‌های استخدام را کاهش می ‌دهد؛
• به یادگیرنده کمک می ‌کند تا آنچه را که در دوره‌ های آموزشی و دیگر رخدادها فرا گرفته، عملی سازد.
آموزش‌دهنده باید:
• فردی صبور و حامی یادگیرندگان باشد؛
• از مهارت ‌های خوب شنیداری برخوردار باشد؛
• از نقاط ضعف و قوت افراد آگاه باشد؛
• از مهارت‌های خوب شنیداری و غیرشنیداری برخوردار باشد؛
• ناظر و مشاوری خوب باشد.

معایب
• از آنجا که این یک روش همراه با ارتباطات رو در رو است، منابع آن محدود هستند.
• اگر هیچ ساختار مشخصی برای فعالیت وجود نداشته باشد، این روش چیزی جز آن نیست که افراد ارشد برای زیردستان خود سخنرانی کنند.
• ممکن است برای برگزاری جلسات، مدیر یا آموزش‌ دهنده به کمک افرادی نیاز داشته باشد که تعهد چندانی به این روش آموزشی ندارند.

چک لیست عملی
1. رویکرد خود را تدوین كنید
یک جلسه‌ مقدماتی با یادگیرنده برگزار و قوانین را به او گوشزد كنید.
• شناخت، رسیدن به توافق و اولویت قایل شدن برای نیازهای یادگیری، باید از طریق جلسات آموزشی افراد صورت بگیرد.
• اهداف آموزشی را تعیین کرده و در مورد آنها به توافق برسید – مشخصاً تعیین كنید که قادر به ارائه چه نوع آموزش‌هایی هستید.
• در مورد معیارهای موفقیت، اهداف شغلی و تعیین استانداردهای آموزشی به توافق برسید.
• گزینه‌ های موجود را ارزیابی و طرحی دقیق را تهیه كنید.

2. سبک یادگیری برتر را برای یادگیرنده مشخص كنید
روشهای گوناگونی برای یادگیری افراد وجود دارد. برای اینکه آموزش اثربخش باشد، باید دید كه كدام روش برای یادگیرنده بهتر است. روش‌ های گوناگونی را بیابید و آنها را بیازمایید از جمله مشاهده، گوش کردن، فکر کردن، خواندن، منعکس کردن و شناخت رویکردهایی که می ‌توانند به بهترین شکل مثمر ثمر باشند یا ترکیبی از آنچه که به عنوان مناسب ‌ترین شیوه شناخته می‌ شود.

3. فرصت ‌های آموزشی را مشخص كنید
در امر آموزش، یادگیرنده باید مهارت ‌های آموخته شده را در محیط واقعی امتحان کند و بنابراین شما باید شرایطی را برای استفاده‌ عملی از آموخته ‌های افراد در جلسات آموزشی، مهیا سازید. از فهرست اولویت‌ های تعیین شده، زمانی را برای عملی ساختن آموخته ‌های جلسه‌ نخست تعیین كنید.

4. جلسات آموزشی را برگزار کنید
به خاطر داشته باشید که سبک ‌های یادگیری ارجح برای یادگیرنده:
• جزییات هر آنچه را که رخ می ‌دهند، به شکلی شفاف و قابل درک به اطلاع یادگیرنده می‌ رسانند؛
• توجه خاصی به علایمی (مانند حرکات بدن یا پرسش ‌های مطرح شده) دارند که نشان می ‌دهند یادگیرنده حواس خود را از دست داده است؛
• نکات مناسب را خلاصه کرده و به یادگیرنده کمک می ‌کنند که نکات کلیدی را فرا بگیرد؛
• به یادگیرنده اجازه می ‌دهند تا وظایف خود را به خوبی عملی كند و در صورت لزوم آنها را به خاطر آورد.

5. بازخورد ارایه كنید
بازخورد برای یادگیرنده الزامی است تا بتواند بیشترین تجربه‌ ممکن را کسب کند. در ارایه‌ بازخورد صادق باشید اما هم با حساسیت برخورد کنید و هم سعی کنید بازخوردی سازنده بدهید که باعث پیشرفت افراد می ‌شود.

6. فعالیت ‌های آموزشی موقتی را برنامه ‌ریزی کنید
فعالیت‌ های مفیدی را برای یادگیرنده برنامه‌ ریزی کنید تا در بین جلسات صورت دهد. به قول معروف، غذای آماده را در دهان وی نگذارید بلکه در او ایجاد انگیزه كنید تا فرصت ‌های پیرامون خود را شناسایی كند و مهارت‌ هایی را که فرا گرفته به کار گیرد. برای جلسات عملی، اهدافی را مشخص كنید که باعث پیشرفت فرد می‌ شوند










.
برای آموزش دستیابی به عملکرد بهتر

بایدها
• تجزیه و تحلیلی دقیق از فعالیت‌ هایی داشته باشید که می ‌خواهید به دیگران آموزش دهید. همه‌ مراحل این فرآیند به ویژه ملموس ‌ترین آنها را فهرست ‌بندی کنید (وقتی تجربه‌ زیادی به دست می ‌آورید ممکن است این مراحل مهم را نادیده بگیرید).
• تمامی معیارها و محدودیت ‌های خارجی مانند نیازهای امنیتی و بهداشتی را مورد توجه قرار دهید.
• مطمئن شوید که این رویکرد، مراحل آن و اقدامات مورد نظر، به طور کامل مورد بحث و بررسی قرار گرفته و در مورد آنها با یادگیرنده به توافق رسیده ‌اید – آموزش‌دهنده و یادگیرنده به یک اندازه در موفقیت سهیمند.
• وقتی وظایف جدیدی را تبیین می‌کنید، اشتباهات یادگیرنده را بپذیرید. یادگیری از طریق آموزش عملی نشان می‌ دهد که چرا برخی شیوه ‌ها کارآیی ندارند. لذا برای مراحل بعدی، برنامه ‌ریزی بهتری داشته باشید.
• به خاطر داشته باشید که آموزش چیزی فراتر از گوشزد کردن است: آموزش موفق متکی بر طیفی از سایر مهارت‌ ها به ویژه مهارت ‌های ارتباطی، گوش دادن و ارایه‌ بازخوردهای سازنده است.

نبایدها
• آموزش را با ارزشیابی اشتباه نگیرید.
• عجله نکنید و اگر یادگیرنده در عمل به وظایفش مشکل دارد، سریعاً به او نگویید که باید چکار کند.
• فکر نکنید چون شما وظایف را تعیین می‌کنید لذا همگان مبانی و پایه ‌های وظایف تعریف شده را می ‌دانند.

7. جلسه را به پایان برسانید
موارد زیر را ارزیابی کرده و در مورد آنها بحث كنید:
• موفقیت یادگیرنده در مورد استانداردها و معیارهای توافق شده؛
• چگونگی مشارکت یادگیرنده در فرآیند یادگیری؛
• مراحل بعدی. در صورتی که اهداف یادگیری به طور کامل محقق نشده باشند، این مراحل می ‌توانند شامل آموزش بیشتر در مورد وظایف مورد نظر باشند.





پرسش ‌های مهم

• به این موضوع فکر کنید که در گذشته چه کسی به شما آموزش داده است و آموزش‌ او تا چه حد اثربخش بوده است – اگر این آموزش برای شما کارآمد بوده، برای دیگران هم می ‌تواند کارآمد باشد.
• فکر می ‌کنید در تیم شما، چه کسی بیشتر از دیگران توانسته از آموزش ارایه شده، بهره ببرد؟
• چه وظایف و مهارت‌ هایی به بهترین شکل آموزش داده شده‌ اند؟
• دیگران دارای چه مهارت‌ هایی هستند که می ‌توانند برای سایرین مفید باشند؟

برای اطلاعات بیشتر

کتب
«آموزش رو در رو و مهارت ‌های آموزشی»، راجر باکلی و جیم کیپل ، 1997
«آموزش هدفمند: نتایجی خارق ‌العاده از طریق تاثیرگذاری بر افراد و شیوه ‌های فکری و کاری آنها»، رابرت هارگرو ، 1995
«آموزش تعهد: استراتژی‌ های مدیریتی برای دستیابی به عملکرد برتر افراد و تیم‌ ها»، دنیس کینلاو ، 1999
«مدیر به عنوان آموزش‌ دهنده و مشاور»، اریک پارسلو

«اهدافی که به آنها امید بسته ‌اید، باید واقع ‌بینانه باشند.» آرتور لیدیارد
«به خاطر داشته باشید که خط پایان در انتهای یک مسابقه قرار دارد. قبل از رسیدن به این خط، همه‌ انرژی و نیروی خود را صرف نکنید.» جک دانیلز